Scout 기반 AI 비서(Executive Assistant) 온보딩 가이드

ℹ️ 이 글은 Scout 팀이 배포하는 Scout EA 패키지(온보딩 가이드 + 스킬 + 자동화)를 한국어로 재구성·요약한 제품 교육용 자료입니다. 실제 화면·기능은 제품 업데이트에 따라 달라질 수 있습니다.

1. 개요 — Scout를 “내 비서”로 고용한다

Scout Desktop은 지치지 않는 참모(chief of staff)에 가깝습니다. 결정은 여전히 사람이 내리고, Scout는 선택지를 준비하고, 초안을 쓰고, 캘린더를 깔끔하게 유지해 놓쳐서는 안 될 것을 챙깁니다. Scout와 일하는 방법은 크게 두 가지입니다.

이 두 방식이 하나의 시스템으로 묶이는 접점이 바로 폴더 시스템입니다(6장).

2. 누구를 위한 것인가

Scout EA 패키지는 세 가지 사용 시나리오에 맞춘 팩(pack)을 제공합니다.

Standard vs CVP — Standard 팩은 일반 관리자/비서 누구에게나 맞습니다. CVP 팩은 임원 보좌에 필요한 임원 전용 스킬(임원 셔틀·출장 예약, 임원 지원) 3종을 추가로 담습니다.

3. 무엇을 얻는가 — 임원 지원용 툴킷

Scout EA 패키지는 임원 지원에 최적화된 기능 세트를 제공합니다.

• ✉️ 받은 편지함 분류(Inbox triage) — 우선순위 티어링, 자동 분류, 다이제스트, 그리고 본인(또는 상사)의 어투로 쓰는 회신 초안.
• 📅 일정 조율(Scheduling) — 참석자(및 그들의 비서)를 찾아 가용 시간을 확인하고, 예의 있는 어투로 시간 후보를 제안.
• 🏢 회의실 예약(Room booking) — 선호 회의실을 알고 예약하며, 초대를 전달(forward)해야만 잡히는 회의실까지 처리.
• ✅ 승인(Approvals) — 경비·PO·액세스 요청·휴가를 리스크 게이팅 하에 매일 일괄 정리.
• 🧾 경비 보고서(Expense reports) — 영수증으로부터 검토 준비가 끝난 경비 보고서를 작성. 제출은 사람이.
• ✈️ 출장 & 물류(Travel & logistics) — 출장, 임원 셔틀, 식당 예약, 회의 자료 준비.
• 🗓️ 데일리 브리핑(Daily briefings) — 아침 회의 브리핑, 주간 준비 리셋, 1:1 수락 모니터링.
• 🧹 캘린더 정리(Calendar hygiene) — 이벤트 자동 분류, 집중 시간 보호, 임시(tentative) 홀드 정리.
• 📄 문서 리뷰(Doc reviews) — 검토 요청으로 공유된 문서를 수면 위로 올려 놓쳐지지 않게 함.

4. 어떻게 동작하는가 — 필요할 땐 스킬, 정해진 때엔 자동화

Scout의 동작은 스킬(Skills)과 자동화(Automations) 두 축으로 이뤄집니다.

5. 액션 폴더 시스템 — Outlook을 Scout의 작업함으로

받은 편지함 아래에 비서용 폴더(예: Inbox / 🗂️ Assistant)를 만들고 아래 하위 폴더들을 둡니다. 아무 메일이나 하나에 끌어다 놓으면 Scout가 다음 실행 때 이어받습니다.

초안 우선(Draft‑first) 예시 — Reply · Principal

1. 상사 명의로 답해야 할 메일을 드래그(1인칭, 상사의 어투).
2. Scout가 상사가 직접 쓴 것처럼 스레드를 보존한 초안을 작성 — 비서 서명 없음.
3. 원본에 Scout: Drafted 태그를 달고, 보낼 때까지 폴더에 그대로 둠.
4. Outlook에서 검토 후 사람이 전송 → Scout가 Done으로 이동.

6. 드래그-투-액트(Drag-to-act) 루프

하나의 단순한 습관이 전체 시스템을 돌립니다.

1. 사용자가 분류한다 — 원하는 작업(회신·요약·승인·예약)에 맞는 폴더로 메일을 드래그.
2. Scout가 실행한다 — 스케줄에 맞춰(최대 30분마다) 각 폴더를 열고 매칭 스킬을 실행.
3. Scout가 초안을 쓰거나 처리한다 — 초안 생성, 회의실 예약, 승인 완료 후 Scout: Drafted 같은 상태를 태깅.
4. 사용자가 확인·전송한다 — Outlook에서 초안을 검토하고 전송. 루프가 닫히면 Scout가 원본을 Done으로 이동.

7. 이메일 & 회신 — 알맞은 어투로 분류·초안·정리

추가로: 우선순위 티어, 자동 분류, 삭제 패턴, 뉴스레터 다이제스트, 스레드 보존 초안, 루프 클로저.

8. 회의 & 회의실 — “시간 찾기”에서 “회의실까지 잡힌 일정”으로

• 📅 회의 잡기 — 참석자를 실제 주소로 해석하고, 비서가 있으면 찾아, 가용 시간을 확인해 예의 있는 시간 후보 3~5개를 제안.
• 🟢 수락 / 🔴 거절 학습 — 초대를 Learn · Accept 또는 Learn · Decline으로 드래그해 상사의 패턴을 학습. 자동 처리할 초대를 배우고, 거절은 일반적·비공개로 유지.
• 🏢 회의실 예약 — 선호 회의실을 알고 예약(초대를 전달해야만 열리는 회의실 포함). 참석 인원 수로 선택.
• 🔁 스케줄링 처리 — 메일과 Teams에서 “이런 시간 어때요” 류의 회신을 스캔해 캘린더를 확인하고 초대·임시 홀드로 전환.

9. 승인 & 경비 — 가드레일이 걸린 관리 업무 처리

Approve 폴더 — 승인 메일(경비, PO, 액세스, 휴가, 자격 갱신)을 Approve로 드래그하면, 하루 한 번 Scout가 완료된 건을 일괄 정리하고 최대 5건의 라이브 승인을 처리합니다. 표준 저위험 항목은 자동 승인하고, 고위험·모호·임계 초과 항목은 멈춰 확인을 요청합니다.

경비 보고서 — 영수증을 가리키면 Scout가 검토 준비가 끝난 완전한 경비 보고서를 작성합니다(출장, 반복 월정액, 호텔 항목화, 법인카드 매칭). 초안에서 멈추며 제출은 항상 사람이 합니다.

Scout가 멈추는(pause) 경우

10. 자동화 — 열 개의 예약 실행

읽기 전용부터 시작해 신뢰가 쌓이면 하나씩 켜는 것을 권장합니다.

11. 설치 — Scout에게 맡기고 몇 가지만 답하기

가장 쉬운 길은 패키지를 Scout에 건네고 인터뷰에 답하는 것입니다. 손으로 편집할 필요가 없습니다. 팩을 받아 Scout Desktop을 열고 아래 프롬프트를 붙여 넣으면, Scout가 내장 셋업 런북을 읽고 인터뷰한 뒤 전체 설치(템플릿 채우기, Outlook 폴더 생성, 스킬 설치, 자동화 예약)를 실행합니다. 각 변경 전에 확인을 받습니다.

Scout에게 줄 프롬프트(예시)

Scout EA 패키지로 내 Scout 기반 비서를 설정하고 싶어. 패키지의 셋업 런북
(SCOUT-SETUP.md, 내가 받은 Scout EA 패키지 폴더 안에 있음)을 열고 처음부터 끝까지
따라줘. 필요한 정보는 한 번에 조금씩 인터뷰해줘. 그다음 단계별로 실행해줘:
템플릿 채우기, 내 Outlook 액션 폴더 생성, 스킬 설치, 자동화 생성(읽기 전용만 먼저
활성화). 폴더 생성·파일 설치·메시지 전송처럼 변경이 생기는 작업은 실행 전에 나에게
확인받아줘. 이름·이메일·회의실은 추측하지 말고 나한테 물어봐. 메일은 초안 우선으로
유지해(상사 명의 또는 Scout 명의). 끝나면 요약과 첫 테스트 하나를 알려줘.

인터뷰는 이렇게 진행됩니다

1. Scout가 런북을 읽음 — SCOUT-SETUP.md와 CONFIG.md를 열어 무엇을 묻고 무엇을 할지 파악.
2. 인터뷰 — 상사, 비서 정체성, 리더십·조직, 우선 연락처, 프로젝트, 회의실·물류를 몇 개의 작은 질문 묶음으로. 안 쓰는 항목은 건너뜀.
3. 런북 실행 — 모든 {{placeholder}}를 채우고 Outlook 폴더 생성, 스킬 설치, 자동화 생성. 각 변경마다 사용자 확인.
4. 가동 시작 — 읽기 전용 브리핑을 먼저 켜고, 요약과 첫 테스트를 전달.

12. 패키지 구성

가이드에는 완전한 템플릿화 패키지가 함께 제공됩니다: 29개 스킬, 10개 자동화, 그리고 셋업 문서. 사람마다 다른 세부 정보는 모두 {{PLACEHOLDER}}로 되어 있어 Scout가 설치 중에 채웁니다.

• Standard 팩 — 모든 관리자/비서에 적합.
• CVP 팩 — 임원 셔틀·임원 출장·임원 지원 등 임원 티어 스킬 3종을 추가(CVP/VP 보좌용).

직접 해 보기 — 범용 스타터 템플릿 다운로드

포함 내용 — 문서 4종(README·SETUP-GUIDE·CONFIG·CHANGELOG) · 스킬 5종(inbox-triage, reply-draft, schedule-meeting, book-room, daily-briefing) · 자동화 프롬프트 3종(데일리 브리핑·액션 폴더 처리·주간 집중 시간).

⬇️ 스타터 템플릿 내려받기 (.zip)

받은 뒤 Scout Desktop에 이렇게 말하면 됩니다: “이 스타터 템플릿으로 내 비서를 세팅해줘. SETUP-GUIDE.md를 열고 나를 인터뷰해서 {{placeholder}}를 채운 뒤, Outlook 액션 폴더를 만들고 스킬을 설치하고 자동화를 만들어줘. 변경 전에는 꼭 확인받아줘.”

⚠️ 이 스타터 템플릿은 교육·데모용 예시입니다. 각자 조직의 정책·데이터 처리 규정을 확인하고 사용하세요.

13. 신뢰 & 안전

Scout는 상사의 프라이버시를 보호하고 사용자를 통제권 안에 두도록 설계됐습니다.

• 🖐️ 전송은 사람이 승인 — 폴더발 메일은 초안 전용. 검토하고 전송을 누르기 전엔 아무것도 나가지 않음.
• 🔒 기본이 비공개 — 거절은 일반적으로 유지되고, 개인·출장 정보는 남이 보는 메시지에 절대 새지 않음.
• ⏸️ 리스크에서 멈춤 — 승인은 고액·파괴적·모호한 것에서 멈추고 사용자 판단을 요청.
• 🧭 조용히 있음 — 자동화는 실제로 주의가 필요할 때만 알림 — “할 일 없음” 류의 소음 없음.

14. 무엇이 새로워졌나

Scout EA 패키지는 지속적으로 업데이트됩니다(최신 예: v1.10.x, 2026‑07). 최근 변경의 예:

• 페르소나 선택기 개편 — “내 비서를 갖고 싶다”(일반 경로)를 기본으로.
• 폴더 명명 정리 — 온보딩 폴더 탐색기와 메일 카드가 Reply · Principal / Reply · Assistant로 통일.
• 티어형 설치 팩(Standard vs CVP) — 스킬에 tier: 프런트매터를 부여해 팩별로 분리.
• why-did-i-get-this-email 스킬 — 상사가 특정 메일을 받은 이유를 설명.
• 플러그형 개인 캘린더 백엔드 — 개인 캘린더 소스를 교체 가능하게.